生産計画の属人化とエクセルお化け問題

第2回：エクセルお化けの正体とは？

前回は、生産計画の属人化が進む背景として、 ベテラン社員の退職リスクとエクセル依存によるブラックボックス化を取り上げました。

今回は、属人化の一因である「エクセルお化け」の正体に迫り、 その発生原因とリスクについて解説します。

エクセルお化けとは何か？

「エクセルお化け」とは、複雑な計算式やマクロが埋め込まれ、 誰もその構造を理解できない状態になったエクセルファイルを指します。

• 大量のシートが存在し、どのシートが最新データなのか分からない
• 計算式が複雑化し、誤って削除や変更をすると動作不良を起こす
• マクロが多用されているが、作成者しか内容を理解していない

例えば、タイの製造現場では、以下のような事例や声が報告されています。

• 製品別の生産計画を立てるエクセルファイルが200MBを超え、開くたびに数分間の待機時間が発生している
• 「見直したいけれど、計算式が複雑すぎて怖くて触れない」
• 「作成者が退職してしまい、誰も内容を把握していない」

こうした声が現場から上がっているにもかかわらず、 改善策が取られないまま、ファイルだけが増え続けているケースも少なくありません。

エクセルお化けの本質は、ファイルが大きいことではなく、 「誰も中身を説明できない状態」になっていることです。

なぜエクセルお化けが生まれるのか？

エクセルお化けが生まれる背景には、現場の構造的な問題が潜んでいます。 主な要因は以下の3つです。

1. システム導入の遅れとエクセルの即応性

システムを導入しても、実際の生産計画はエクセルで管理されている現場が多く存在します。 その理由は、エクセルが持つ使いやすさと柔軟性にあります。

• 即座に計算式を組める自由度がある
• 簡単なマクロでルーチン作業を自動化できる
• グラフ化やデータ抽出が容易にできる

ERPシステムのような計画管理ツールは、データ入力や設定が複雑に感じられることがあります。 そのため現場では、「エクセルの方が早い」「柔軟に計算式を追加できる」 と考えられがちです。

しかし、その結果として、エクセルに依存した属人的な計画管理が進行してしまいます。

2. 属人化によるブラックボックス化

エクセルお化けは、特定の担当者が長年使い続けた結果、 その人にしか分からない仕様が組み込まれていることが多いです。

• マクロの中に「Aさん専用」のショートカットが存在する
• 数式が10行以上にわたってつながっており、どこを変更すればよいのか分からない
• セル参照が複雑に入り組み、1つのミスがファイル全体に影響を与える

例えば、タイの現場では、月次生産計画ファイルに1000行を超える計算式が埋め込まれており、 その中に廃止された製品のデータがそのまま残されているケースもありました。

属人化が進むことでファイルの構造がブラックボックス化し、 新任者が触れることができなくなるという悪循環に陥ります。

3. 現場のITリテラシーの差

タイ現場では、ITリテラシーに差があるケースも見られます。 一部の担当者がエクセルの高度な機能を使って計画を立てている一方で、 他の従業員は基本的な関数やVLOOKUP程度しか使いこなせないという状況です。

• マクロが作成されたものの、メンテナンスできる人がいない
• =SUMPRODUCT() や =INDEX() などの高度な数式が組まれているが、新任者が意味を理解していない
• マクロがセキュリティ上の問題でブロックされ、正常に動作しない

こうしたITリテラシーの差が、エクセルお化けの増殖を招く要因となっています。

エクセルお化けがもたらす3つのリスク

1. データの信頼性が低下する

• 計算式やマクロの内容がブラックボックス化し、データの正確性を保証できない
• 誤って参照先のデータを削除してしまうと、計画全体が破綻する可能性がある

2. 計画立案が遅れ、非効率になる

• ファイルが巨大化し、開くたびに数分間の待機時間が発生する
• 計算式が複雑すぎて、計画の更新に時間がかかる

3. ノウハウが失われ、業務が属人化する

• エクセルの構造を理解している担当者が退職すると、誰も計画を引き継げなくなる
• マクロや計算式のロジックが不明なまま、新たなエクセルファイルが作成され続ける

エクセルお化けを解消する3つのステップ

1. 計算式とマクロを見直し、ドキュメント化する

• 複雑な数式やマクロの内容を洗い出し、構造図を作成して可視化する
• 不要なシートや重複データを整理し、ファイル容量を削減する
• 誰が見ても分かるように、計算ロジックや更新ルールを文書化する

2. エクセル依存から脱却し、システムへ移行する

• 計画データをERPや専用システムで一元管理し、エクセルを参照する回数を減らす
• システム導入時には、エクセルのマクロ機能をどのように再現・代替するかを検討する
• 個人ファイルではなく、共通データをもとに計画を立てられる状態を目指す

3. 力量管理と計画の粒度を見直す

• 属人化している計画を、力量管理の視点で再設計する
• 誰でも理解できる計画立案手順を整備する
• 大日程・中日程・小日程・人員計画の役割を整理する

まとめ：エクセルお化けは早めの可視化と整理が重要

今回の記事で重要な点は、以下の3つです。

• エクセルお化けは、属人化とITリテラシーの差から生まれる
• ファイルのブラックボックス化が進むことで、計画の信頼性が低下し、リスクが増大する
• 計算式の見直し、システムへの移行、力量管理の導入によって、脱エクセルを目指すことが重要である

エクセルお化けを放置すると、計画立案の遅延やノウハウの消失につながる可能性があります。 まずは既存のエクセルファイルを可視化し、どのデータ・計算式・判断基準が重要なのかを整理することが第一歩です。

次回は、「生産計画の粒度を理解する」をテーマに、 大日程・中日程・小日程・人員計画の整理と、 非量産型製造業における計画立案のポイントを詳しく解説していきます。